Romain STALEY

Portfolio en Gestion de Projet

Migration logicielle & matérielle pour la gestion des temps (process RH)

La mission concernait la migration complète des systèmes de gestion des temps et des processus RH sur 2 sites français d’une entreprise multisectorielle. Le projet visait à moderniser les infrastructures logicielles et matérielles, harmoniser les processus RH et garantir une continuité opérationnelle. La migration impliquait la coordination de plusieurs parties prenantes, des contraintes de temps strictes et une transition sans interruption des activités courantes.

Contexte, Rôles, Responsabilités

Contexte

Client

Groupe international du secteur spatial

Date & Durée

2023-2024 (6 mois)

Objectifs

Migration technologique : Remplacer le logiciel de gestion du temps et les badgeuses actuels par une nouvelle solution.
Adaptation des processus métiers : Identifier les impacts sur les processus métiers et outils existants, puis les ajuster pour garantir leur compatibilité avec le nouvel environnement.

Périmètre

Sur 2 sites en France (Toulouse & Aix en Provence)

Défis & Contraintes

Relations tendues avec le fournisseur : Les tensions ont été exacerbées par l’incapacité du fournisseur à assurer la gestion efficace du RUN dans les pays déjà migrés, ce qui a engendré des doutes quant à la fiabilité de la solution pour le déploiement en France.
Complexité de l’environnement : Des processus métier interdépendants et des outils étroitement connectés compliquent l’analyse d’impact et l’adaptation des processus à la nouvelle solution.
Synchronisation avec un projet parallèle : La nécessité de coordonner le projet avec un autre projet visant à moderniser les contrôles d’entrée sur site (badges et badgeuses) a ajouté un niveau supplémentaire de complexité, en multipliant les interdépendances et les contraintes de planification.

Parties Prenantes

L’équipe RH,
L’équipe SI (Système d’information)
Le groupe
Le fournisseur

Rôles & Responsabilités

Manager de projet : Coordination générale des activités, gestion des ressources et suivi des plannings pour assurer le respect des délais pour les 2 entités françaises.
Interface client-fournisseur : Gestion des relations avec les fournisseurs de logiciels et matériels pour garantir la conformité des livrables.
Responsable de la communication : Organisation des réunions avec les parties prenantes et élaboration des rapports réguliers pour informer de l’avancement du projet.
Superviseur des tests utilisateurs : Mise en place et suivi des tests pour valider la compatibilité et les performances du nouveau système.
Capitalisation des migrations précédentes : Analyse des expériences de migration effectuées dans d’autres pays du groupe pour intégrer les bonnes pratiques et éviter les erreurs récurrentes.
Gestionnaire des risques : Identification des risques potentiels, proposition de plans d’action correctifs et suivi des incidents pendant le déploiement.

Les phase du projet

Les phases du projet

1. Démarrage

Analyse des besoins : Réalisation d’entretiens et ateliers avec les équipes RH et IT pour recueillir les attentes et contraintes spécifiques de chaque site.
Analyse d’impact : Évaluation des conséquences potentielles sur les processus et outils RH pour anticiper les ajustements nécessaires.
Identification des contraintes liées à l’installation : Analyse des contraintes spécifiques à l’installation matérielle et logicielle (espace, compatibilité technique, interruptions potentielles).

2. Planification

Planification détaillée des tâches : Répartir les responsabilités et estimer les délais.
Création du calendrier projet : Intégration des jalons critiques et des dates limites pour anticiper les phases sensibles.
Gestion des dépendances : Identification des liens entre les activités pour minimiser les retards liés aux interdépendances.
Validation des ressources : Allocation des ressources nécessaires, notamment le matériel, les budgets et les compétences humaines.

3. Exécution

Déploiement du nouveau matériel : Dimensionnement précis des équipements nécessaires, positionnement optimal pour chaque site, préparation logistique des installations et gestion des achats.
Définition des plans de modification : Élaboration de plans détaillés pour adapter les processus RH impactés, incluant estimation financière, sélection des fournisseurs et rédaction des cahiers des charges.
Communication proactive : Mise en place de points réguliers pour maintenir une transparence auprès des équipes impactées.

4. Surveillance & Contrôle

Suivi des KPI : Surveillance des indicateurs de performance clés pour s’assurer du respect des objectifs fixés.
Tests réguliers : Organisation de pré-tests unitaires pour anticiper les difficultés et contraintes lors de l’installation finale.
Rapports d’avancement : Rédaction de rapports hebdomadaires à destination des décideurs pour garantir un alignement stratégique.

5. Clôture

Mise en pause du projet : En raison de contraintes externes, le projet a été temporairement suspendu avant sa finalisation. Cette décision a été communiquée aux parties prenantes pour garantir une compréhension commune des impacts.
Rassemblement de la documentation : Compilation de toutes les ressources produites au cours du projet, incluant les plans, rapports, analyses d’impact et suivi des jalons réalisés.
Synthèse des retours d’expérience : Analyse approfondie des migrations précédentes dans d’autres pays pour capitaliser sur les bonnes pratiques, éviter les erreurs identifiées et souligner les points d’attention spécifiques.
Archivage structuré : Organisation des documents et livrables pour une récupération rapide et efficace lors de la reprise éventuelle du projet.

Outils, Méthode utilisés & Résultats

Outils, méthodes utilisés & Résultats

Outils & méthodes utilisés

Logiciel de gestion de projet : Microsoft Planer pour planifier et suivre les activités.
Diagramme de Gantt : Visualiser et anticiper l’avancement des tâches et des jalons.
Outils de collaboration : Microsoft Teams pour une communication fluide entre les équipes.
Tableaux de bord KPI : Suivi en temps réel des performances du projet sur excel.

Résultats obtenus

Relations détériorées : Les tensions entre le groupe et le fournisseur se sont accrues au fil du projet, impactant la collaboration. Ces différends ont conduit à une mise en pause indéfinie du projet, possiblement sur plusieurs années.
Gestion de l’obsolescence : Face à cette situation, il a été nécessaire de prolonger l’utilisation de l’outil initial, malgré son obsolescence, en adoptant des mesures temporaires pour garantir la continuité des opérations.
Capitalisation des bonnes pratiques : Synthèse des apprentissages tirés des migrations précédentes dans d’autres pays, mettant en avant les pratiques efficaces pour des projets similaires et les approches à privilégier.
Points d’attention clés : Identification des erreurs à éviter et des aspects critiques à surveiller, notamment dans les relations contractuelles et la gestion des attentes des parties prenantes.
Documentation structurée : Toutes les connaissances acquises et recommandations ont été rassemblées dans un rapport détaillé, facilitant une éventuelle relance future du projet dans de meilleures conditions.