Audit européen sur les process RH et Systèmes d’information
Le projet d’audit RH mené pour un groupe international regroupant dix sociétés réparties dans plusieurs pays européens, avait pour objectif de mieux comprendre et rationaliser la complexité croissante des processus et systèmes d’information RH au sein du groupe. Chaque pays du réseau opère selon sa propre législation et dispose d’outils spécifiques adaptés aux exigences locales, ce qui a conduit, au fil des ans, à une diversité de pratiques et de systèmes qui rendent la gestion RH au niveau global de plus en plus complexe. Cet audit transversal visait à obtenir une vue d’ensemble des disparités et des spécificités locales afin de faciliter, dans un second temps, l’harmonisation et l’optimisation des processus et des systèmes d’information RH. Grâce à cette démarche, le groupe pourra non seulement simplifier et moderniser ses opérations RH, mais aussi renforcer la cohérence et l’efficacité de sa gestion des ressources humaines à travers l’ensemble de ses implantations en Europe.
Acquérir une meilleure visibilité des Processus et Système d’Information RH
Périmètre
10 filiales sur 9 pays
Limitation sur 9 processus RH par pays
Défis & Contraintes
Disponibilité difficile des experts locaux
Résistance aux changements
Processus et Systèmes d’Information Complexes et très peu documentés
Parties Prenantes
Le client
La direction des Systèmes d’information
La direction RH
1 représentant RH pour chaque pays
1 représentant Système d’information pour chaque pays
Quelques experts ponctuels
Rôles & Responsabilités
Chef de Projet Principal : Responsable de la coordination entre les filiales et de la mise en place d’une méthodologie de gestion de projet unifiée.
Facilitateur de Communication Interne : Assurer la liaison entre les direction RH et Système d’Information ainsi que les équipes locales pour garantir un flux d’information efficace malgré la complexité des processus et la diversité géographique.
Analyste de Processus : Conduite des audits de processus RH et de systèmes d’information pour identifier les points de friction et et les bonnes pratiques outils à généraliser.
Gestionnaire de Changement : Encadrer les équipes locales pour surmonter les résistances au changement en présentant les enjeux de cet audit et en les impliquant dans la conception d’une solution adaptée.
Analyse des objectifs : Comprendre les enjeux spécifiques du groupe en matière de gestion RH et système d’information et déterminer les indicateurs de réussite.
Identification des parties prenantes : Engager les responsables RH et opérationnels de chaque filiale pour s’assurer de leur implication.
Définition du périmètre : Établir les frontières claires de l’audit en identifiant précisément les processus RH et les éléments des systèmes d’information qui seront analysés
Élaboration de la charte de projet : Documenter les objectifs, les attentes, le périmètre de l’audit, les contraintes, ainsi que les rôles et responsabilités des membres de l’équipe.
Validation de la gouvernance du projet : Définir les instances de validation, les jalons de suivi, et les modalités de reporting.
2. Planification
Plan d’audit détaillé : Découper l’audit en sous-projets par pays en identifiant les aspects spécifiques à auditer (processus, outils, infrastructure, conformité).
Élaboration de la méthodologie : Concevoir une méthode d’audit adaptée, comprenant les outils de collecte d’information (questionnaires, entretiens, observations) et le formalisme pour représenter l’information. 2 pays pilote pour tester et adapter la méthodologie.
Allocation des ressources : Planifier la collaboration avec les équipes locales.
Établissement du calendrier : Définir les étapes de validation, et le planning global du projet, incluant les revues régulières.
Gestion des risques : Identifier les risques potentiels (indisponibilité de certaines informations, résistance au changement, etc…) et élaborer des plans de mitigation.
3. Exécution
Lancement des audits locaux : Engager les équipes locales pour démarrer les audits dans chaque pays selon le plan d’audit.
Collecte d’informations : Mener les enquêtes, entretiens et analyses sur les processus et outils en place, et documenter les pratiques actuelles de manière homogène.
Analyse et évaluation : Examiner les données recueillies pour identifier les difficultés spécifiques, les redondances et les opportunités d’amélioration.
Production de rapports intermédiaires : Établir des rapports par pays et consolider les premiers résultats pour valider la cohérence et la pertinence des informations obtenues.
4. Surveillance & Contrôle
Suivi des progrès : Comparer l’avancement avec le planning initial, identifier les éventuels écarts et recalibrer si nécessaire pour rester dans les délais.
Contrôle de la qualité des informations : Vérifier l’exactitude et la pertinence des données recueillies pour s’assurer qu’elles sont exploitables et cohérentes entre les pays.
Communication régulière avec les parties prenantes : Partager et valider les avancées et les principaux constats avec la direction RH, la direction SI et les responsables locaux pour garantir l’alignement.
Gestion des ajustements : Principalement sur les 2 premiers pays pilote, adaptation de la méthodologie ou les priorités en fonction des obstacles rencontrés ou des nouvelles informations.
5. Clôture
Consolidation des rapports d’audit : Rassembler les rapports de chaque pays en un rapport global, mettant en lumière les enjeux communs et les particularités locales.
Formulation des recommandations : Proposer des actions concrètes pour simplifier, harmoniser et optimiser les processus et systèmes RH au niveau groupe.
Présentation des résultats : Organiser une réunion de clôture avec les parties prenantes pour présenter les conclusions et le plan d’action recommandé.
Documenter les apprentissages : Formaliser les enseignements tirés de l’audit, les bonnes pratiques et les difficultés rencontrées pour améliorer les futurs projets similaires.
Création d’une Work Breakdown Structure (WBS) pour diviser le projet en Lots, Pays, et tâches.
Des itérations de test sur 2 pays pilotes pour adapter notre méthodologie. Puis, planification des itérations pour les autres pays (2 par 2). Cela nous a permis également de réagir rapidement aux fausses informations ou contradictions.
Utilisation de tableau Kanban avec MS Planner, pour visualiser l’état d’avancement de chaque tâche audite.
Création et suivi d’un GANTT avec Excel pour une vision temporelle claire tout en prenant en compte les dépendances.
Audit
Élaboration de guides d’entretien semi-structurés, avec Power Point, pour mener des entretiens qualitatifs avec les parties prenantes RH et SI locales. Ces entretiens permettent d’approfondir la compréhension des processus et de recueillir des insights nuancés.
Utilisation d’un template Power Point augmenté par des macros pour modéliser ou corriger rapidement les processus afin représenter visuellement les flux de travail RH dans chaque pays au format BPMN. Ces flux ont été ensuite mis en relation avec une modélisation des diagrammes d’architecture logicielles pour une meilleure compréhension de l’interaction de ces processus avec les systèmes d’informations. Cette cartographie complète permet d’identifier les redondances, les étapes critiques et les points de divergence entre les filiales.
Collaboration et communication avec les équipes locales via MS Teams.
Création de rapports d’audit complets et interactifs au format Power Point pour chaque pays et pour une exploitation facile.
Résultats obtenus
Cartographie Locale et Globale : Pour chaque pays, des cartographies locales des processus RH et des systèmes d’information associés ont été élaborées, tenant compte des spécificités légales et organisationnelles. En parallèle, une cartographie globale, regroupant l’ensemble des pays, a été créée pour offrir une vue d’ensemble et révéler les points de divergence et de convergence entre les filiales.
Amélioration de la Visibilité Locale : Certaines filiales, qui avaient une connaissance limitée de leurs propres processus et systèmes en raison de la complexité ou de l’ancienneté de leurs pratiques, ont acquis une vision clarifiée de leur fonctionnement RH. Les cartographies locales ont été particulièrement appréciées pour l’intégration des nouveaux collaborateurs, offrant un support visuel clair pour comprendre les processus et outils en place.
Appui pour la Négociation de Budgets : Ce rapport d’audit a non seulement apporté une visibilité claire sur les complexités et besoins d’optimisation, mais il a aussi renforcé la crédibilité du projet auprès de la direction générale. En démontrant de manière structurée l’impact des processus et des systèmes actuels sur l’efficacité et la conformité, il a permis de justifier et de négocier un budget pour lancer des actions d’optimisation.
Préparation à l’Optimisation : La vision consolidée et documentée des processus et systèmes d’information RH constitue désormais une base solide pour entamer une phase d’optimisation. Le rapport identifie précisément les axes d’amélioration, tels que l’harmonisation des processus, la standardisation des outils et l’intégration de solutions plus modernes et interopérables.
